Eine Bestandszählung kann deinen Lagerbestand korrigieren – oder einen neuen Fehler verursachen. Mit den neuen Bestandszählungen in Shopify lassen sich Zählung und Prüfung direkt im Adminbereich durchführen. So können Händler die tatsächlichen Mengen im Regal kontrollieren, bevor die hinterlegten Bestände geändert werden. Das gibt dir mehr Kontrolle darüber, welche Verfügbarkeit dein Shop Kunden zusichert. Hier erfährst du, wie wir den neuen Ablauf einsetzen, Abweichungen untersuchen und prüfen würden, ob die integrierte Funktion deine Tabelle ersetzen kann, ohne den Lagerbetrieb zu stören.
Was Bestandszählungen in Shopify jetzt ermöglichen
Shopifys Ankündigung zu Bestandszählungen vom 20. Oktober beschreibt einen strukturierten Ablauf zur Bestandsprüfung im Adminbereich. Händler können Zählungen erstellen und planen, Produkte per Suche oder Barcode-Scan hinzufügen und Mitarbeitenden Zählungen zuweisen. Diese können die Zählungen im Adminbereich oder über POS durchführen.
Mehrere Mitarbeitende können an derselben Zählung arbeiten, ohne die Ergebnisse der anderen zu überschreiben. Shopify beschreibt außerdem eine Dokumentation darüber, was gezählt wurde, wer gezählt hat und was geändert wurde. Die Ergebnisse lassen sich prüfen, bevor sich die hinterlegten Bestände ändern.
Dieser Prüfschritt verdient mehr Aufmerksamkeit als das Barcode-Scannen. Ein Scanner hilft, einen Artikel zu identifizieren. Er kann dir aber nicht sagen, ob eine fehlende Einheit während der Zählung verkauft, in ein anderes Regal umgelagert oder für eine Bestellung zurückgelegt wurde.
Eine Bestandszählung erfasst den tatsächlichen Lagerbestand. Der Bestandsabgleich klärt die Differenz zwischen dem Zählergebnis und dem Systembestand, bevor eine Korrektur freigegeben wird.
Unsere Empfehlung: Nutze die neue Funktion, um deinen Bestandsabgleich zu verbessern, statt lediglich denselben übereilten Prozess aus einer Tabelle zu verlagern. Prüfe die Verfügbarkeit der Funktion und die Zugriffsrechte deines Teams in deinem Shop, bevor du eine Umstellung planst.
Starte mit einer überschaubaren Zählung
Das gesamte Lager zu zählen klingt gründlich. Es kann aber auch bedeuten, dass dein Team mitten im Regalgang steckt, während sich die Bestellungen stapeln. Beginne mit einem klar definierten Standort und einer überschaubaren Produktgruppe, deren Lagerbereich eindeutig abgegrenzt ist.
Wähle Produkte, bei denen falsche Bestände teuer werden: Schnelldreher, bei denen wiederholt Mengen fehlen, leicht verwechselbare Varianten oder Produkte mit häufigen Kommissionierfehlern. Ziel ist zu prüfen, ob dein Team den Ablauf unter normalen Betriebsbedingungen vollständig durchführen und die Ergebnisse kontrollieren kann.
Lege fest, was zur Zählung gehört
Halte den Umfang schriftlich fest, bevor dein Team mit dem Scannen beginnt. Dazu gehören der Shopify-Standort, die betroffenen Regale und die zu prüfenden Varianten. Lege auch fest, wie mit Waren außerhalb ihres üblichen Lagerplatzes umzugehen ist.
- Verpackte Bestellungen: Unterscheide zwischen Bestand, der bereits einer Bestellung zugeordnet ist, und Bestand, der für neue Käufe zur Verfügung steht.
- Retouren: Halte Artikel, deren Prüfung noch aussteht, getrennt von Ware, die für den Wiederverkauf freigegeben ist.
- Eingehende Lieferungen: Kläre, ob die Ware bereits im System als Wareneingang gebucht wurde.
- Beschädigte Produkte: Erfasse ihre tatsächliche Menge, ohne davon auszugehen, dass sie als verkaufbar gelten sollten.
Das sind betriebliche Regeln, keine Aussagen über automatische Abläufe der neuen Funktion. Dein Team muss sich darauf verständigen – unabhängig von der eingesetzten Software.
Wer zählt, sollte nie raten müssen, ob ein Paket neben dem Packtisch zum Bestand gehört. Wenn nur die Person, die es gepackt hat, diese Frage beantworten kann, kläre die Zuordnung vor Beginn der Zählung.
Verhindere, dass Warenbewegungen das Ergebnis verfälschen
Während gezählt wird, verändert sich der Bestand. Ein Teammitglied kommissioniert eine Bestellung, ein anderes nimmt eine Retoure an – und schon beziehen sich die Menge im Regal und die zur Prüfung vorliegende Menge nicht mehr auf denselben Zeitpunkt.
Pausiere Warenbewegungen im Zählbereich, soweit das praktikabel ist. Würde das den laufenden Betrieb stören, dokumentiere die Bewegungen mit Zeitstempeln und gleiche sie ab, bevor du Änderungen freigibst. Eine Zählung in einer ruhigeren Phase hilft, aber wenig Betrieb bedeutet nicht Stillstand.
Die vorliegende Ankündigung erläutert nicht im Detail, wie Bestandszählungen mit gleichzeitigen Bestandsänderungen umgehen. Teste dieses Verhalten in deinem Shop, bevor du dich im Hochbetrieb darauf verlässt.
Weise klare Zählbereiche zu
Laut Shopify können Mitarbeitende zu einer gemeinsamen Zählung beitragen, ohne die Ergebnisse anderer zu überschreiben. Das löst ein Problem bei der Zusammenarbeit in der Software. Es verhindert aber nicht, dass dasselbe Regal doppelt gezählt wird.
Weise räumliche Bereiche oder klar definierte Produktgruppen zu. Benenne eine Person, die die Ergebnisse prüft und die abschließende Entscheidung verantwortet. Bei folgenreichen Abweichungen empfehlen wir, die Prüfung nicht der Person zu überlassen, die ursprünglich gezählt hat: Eine unabhängige Kontrolle ist hilfreicher, als jemanden die eigene Annahme bestätigen zu lassen.
Prüfe auch, ob die Variante korrekt zugeordnet ist. Hinter ähnlichen Verpackungen können unterschiedliche Größen oder Farben stecken. Ein Barcode, der zur falschen Variante führt, kann ein scheinbar sauberes Zählergebnis liefern – und trotzdem einen falschen Systembestand erzeugen. Kläre unerwartete Scan-Ergebnisse sofort, statt die Mengen darum herum anzupassen.
Shopify-Bestandszählungen vor der Bestandskorrektur prüfen
Eine Differenz zwischen gezählter und hinterlegter Menge ist ein Anlass zur Untersuchung. Sie ist für sich genommen noch kein Beleg für einen Verlust.
Beginne mit den Abweichungen, die wirtschaftlich am stärksten ins Gewicht fallen. Berücksichtige den Warenwert und das Risiko, Kunden zu enttäuschen. Eine kleine Mengendifferenz bei einem teuren Artikel kann mehr Aufmerksamkeit verdienen als eine größere Abweichung bei einem günstigen Zubehörteil.
Gehe bei jeder wesentlichen Abweichung nach demselben Schema vor:
- Zähle den tatsächlichen Bestand erneut und prüfe die genaue Variante.
- Kontrolliere benachbarte Lagerplätze und mögliche Ausweichlagerflächen.
- Gleiche aktuelle Wareneingänge, Umlagerungen und Bestellvorgänge mit dem Zeitpunkt der Zählung ab.
- Prüfe, ob Retouren oder beschädigte Waren dem falschen Bestand zugeordnet wurden.
- Dokumentiere die belegte Erklärung oder kennzeichne die Ursache als ungeklärt.
Stufe nicht jede ungeklärte Fehlmenge als Diebstahl ein. Ein nicht gebuchter Wareneingang erfordert andere Maßnahmen als ein Kommissionierfehler. Die Korrektur kann den heutigen Bestand richtigstellen. Ob er korrekt bleibt, hängt davon ab, ob die Ursache behoben wird.
Dokumentiere die Erklärung zur Korrektur
Shopifys Ankündigung verspricht eine nachvollziehbare Dokumentation der Zählung und der Änderungen. Prüfe, ob diese alle Informationen erfasst, die Buchhaltung und operatives Team benötigen. Falls nicht, hinterlege eine verknüpfte interne Vorgangsnotiz, statt davon auszugehen, dass die Funktion ein bestimmtes Feld für Korrekturgründe bereitstellt.
Verwende klare Erklärungen wie „Retoure noch nicht für den Wiederverkauf freigegeben“ oder „Variante am falschen Lagerplatz gelagert“. Bleibt die Ursache unbekannt, halte genau das fest. Eine überzeugend formulierte, aber erfundene Erklärung erschwert spätere Untersuchungen.
Erst die Bestände korrigieren, dann automatisieren
Mit der zunehmenden Automatisierung im E-Commerce werden korrekte Bestandsdaten noch wichtiger. In seinem Überblick über Tools für operative E-Commerce-Prozesse beschreibt Yotpo bedingungsbasierte Workflows mit Shopify Flow, darunter Benachrichtigungen an Einkaufsteams beim Erreichen bestimmter Bestandsschwellen.
Das ist ein sinnvoller Einsatz von Automatisierung. Eine solche Meldung hängt allerdings von der ausgelesenen Menge ab. Ist der Systembestand falsch, kann sie zu spät kommen oder unnötige Nachbestellungen auslösen.
Eine bedingungsbasierte Bestandsmeldung reagiert auf den hinterlegten Bestand. Sie überprüft nicht den tatsächlichen Lagerbestand. Obwohl Flow in einer Übersicht zu KI-Tools auftaucht, handelt es sich bei diesem Beispiel um regelbasierte Automatisierung. Händler sollten beurteilen, ob Auslöser und Folgeaktion zu ihrem Prozess passen – nicht, unter welchem Schlagwort das Tool eingeordnet wird.
Wir würden zunächst den Zähl- und Freigabeprozess etablieren, bevor weitere bestandsabhängige Workflows hinzukommen. Teste anschließend, was passiert, wenn eine Zählung zu einer Korrektur führt: Welche Benachrichtigungen werden ausgelöst, wer erhält sie und schreibt ein angebundenes System einen abweichenden Bestand zurück?
Gehe nicht davon aus, dass der neue Zählablauf einen bestimmten Flow-Trigger bereitstellt. Prüfe verfügbare Auslöser und Aktionen separat. Lass Einkaufsentscheidungen weiterhin von Menschen prüfen, bis dein Team sowohl den Bestandsdaten als auch dem Workflow vertraut.
Können integrierte Bestandszählungen deine bisherigen Tools ersetzen?
Wenn du deine Tabelle hauptsächlich nutzt, um Zählaufgaben zu verteilen und Abweichungen festzuhalten, lohnt sich ein Test der integrierten Bestandszählungen. Die Arbeit im Adminbereich zu bündeln, kann Übergaben reduzieren und die Historie leichter auffindbar machen. Das sind praktische Gründe für einen Test – kein Beleg dafür, dass jede Bestandsverwaltungs-App jetzt überflüssig ist.
Händler mit einem Lagerverwaltungssystem sollten vorsichtiger vorgehen. Lagerplatzbezogene Prozesse, Chargenverfolgung oder besondere Freigabeanforderungen können Funktionen voraussetzen, die aus der Ankündigung nicht hervorgehen.
Kläre zuerst, welches System für den Bestand führend ist. Wenn eine Lagerplattform den Bestand verwaltet und mit Shopify synchronisiert, könnte eine separate Korrektur in Shopify damit in Konflikt geraten. Frage die für die Integration zuständige Person, in welchem System Zählungen beginnen sollen und wie freigegebene Korrekturen zwischen den Systemen übertragen werden.
Behalte deinen bestehenden Prozess bei, bis ein kontrollierter Test zeigt, dass der neue Ablauf deine Anforderungen erfüllt. Vermeide parallele Korrekturen am Live-Bestand: Ergebnisse zu vergleichen ist sinnvoll; zwei konkurrierende Prozesse denselben Bestand ändern zu lassen, ist es nicht.
Bewerte den Test daran, was nach der Zählung passiert
Eine abgeschlossene Zählung zeigt zunächst nur, dass eine Aufgabe erledigt wurde. Entscheidend für den Betrieb ist, ob dein Team dem daraus entstandenen Systembestand vertrauen kann.
Verfolge wiederkehrende Abweichungen nach Variante und Standort. Dokumentiere, wie lange ungeklärte Differenzen auf eine Prüfung warten, und kontrolliere, ob korrigierte Produkte weiterhin bestandsbedingte Stornierungen verursachen. Nutze eine einheitliche interne Definition der Bestandsgenauigkeit, damit Vergleiche aussagekräftig bleiben.
Frage dein Team, an welchen Stellen Unsicherheit entstand. Vielleicht war Bestand auf Ausweichlagerflächen schwer zuzuordnen, oder niemand wusste, wer eine Korrektur freigeben darf. Solche Beobachtungen sagen oft mehr aus als die Gesamtzahl der gezählten Artikel.
Das stärkste Argument für Shopify-Bestandszählungen ist die Möglichkeit, die physische Kontrolle mit einer bewussten Prüfung zu verbinden. Halte diese Schritte klar auseinander. Schnelleres Zählen ist nur dann hilfreich, wenn du dem daraus resultierenden Bestand vertrauen kannst.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Nutze Shopify-Bestandszählungen, um die physische Zählung von der Freigabe von Bestandsänderungen zu trennen.
- Definiere Umfang und Regeln für den Umgang mit Waren, bevor dein Team mit dem Scannen beginnt.
- Gleiche Warenbewegungen ab und untersuche wesentliche Differenzen, bevor du Mengen korrigierst.
- Kläre, welches System führend ist, bevor du Tabellen ersetzt oder eine Lagerintegration änderst.
- Baue deine Bestandsautomatisierung auf geprüften Daten auf und beobachte anschließend, ob Abweichungen erneut auftreten.
Quellen
- Bestandszählungen im Shopify-Adminbereich erstellen, verwalten und prüfen
- Die 8 besten KI-Tools für operative E-Commerce-Prozesse 2026 – Yotpo
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Bestandszählungen im Shopify-Adminbereich erstellen?
Shopifys Ankündigung vom 20. Oktober 2026 beschreibt, wie du Bestandszählungen im Adminbereich erstellst und planst, Produkte per Suche oder Barcode-Scan hinzufügst und Mitarbeitende zuweist, die im Adminbereich oder über POS zählen. Prüfe die Verfügbarkeit und die Zugriffsrechte deines Teams in deinem Shop, bevor du deine Prozesse umstellst.
Ändern Shopify-Bestandszählungen den Bestand sofort?
Shopify beschreibt einen Prüfschritt, bevor sich die hinterlegten Bestände ändern. Nutze ihn, um Abweichungen zu untersuchen und Warenbewegungen abzugleichen. Teste in deinem Shop, wie sich gleichzeitige Verkäufe und andere Bestandsänderungen auswirken, bevor du im Hochbetrieb zählst.
Können mehrere Mitarbeitende an einer Shopify-Bestandszählung arbeiten?
Ja. Laut Shopify können mehrere Mitarbeitende zu derselben Zählung beitragen, ohne die Ergebnisse der anderen zu überschreiben. Weise klare räumliche Bereiche oder Produktgruppen zu, damit dieselbe Ware nicht doppelt gezählt wird.
Können Shopify-Bestandszählungen eine Inventurtabelle ersetzen?
Sie können eine Tabelle ersetzen, die zur Verteilung von Zählaufgaben und zur Prüfung von Abweichungen dient. Führe zuerst einen kontrollierten Test durch. Besondere Lageranforderungen und Integrationen können weiterhin ein separates System erfordern.
Was sollte ich vor der Freigabe einer Bestandskorrektur prüfen?
Zähle die richtige Variante erneut, kontrolliere benachbarte Lagerplätze und prüfe Warenbewegungen rund um den Zählzeitpunkt. Trenne Retouren, deren Prüfung noch aussteht, und beschädigte Waren vom verkaufbaren Bestand. Dokumentiere die Erklärung – auch dann, wenn die Ursache ungeklärt bleibt.
